المراجعة الخارجية

المراجعة الخارجية
يستند قرار هيئة الاعتماد التربوى فى اعتماد أو عدم اعتماد مؤسسة تعليمية ما على توافر بيانات موضوعية، شاملة ودقيقة عن واقع أداء المؤسسة منسوب إلى معايير قياسية أو أكاديمية تقرها تلك الهيئات، وتقوم عملية المراجعة الخارجية بهذا الدور حيث تهدف إلى تقويم مدى تحقيق المؤسسة التعليمية متطلبات معايير الجودة
والاعتماد من قبل فريق المراجعة، وهكذا تحتل موقعها المميز بين إجراءات الاعتماد التربوى.
دور المراجعة الخارجية فى الاعتماد التربوى لمؤسسات التعليم قبل الجامعى:
تقوم عملية المراجعة الخارجية بدور فعال فى اتخاذ قرار اعتماد المؤسسة التعليمية من عدمه، حيث يتم من خلال هذه العملية ما يلى:
- تقويم مستوى أداء المؤسسة التعليمية وتحديد مواطن القوة والضعف فى العملية التعليمية طبقا لمعايير جودة الأداء ومؤشراتها
- تحديد مستوى المؤسسة التعليمية وقدرتها على تقديم الخدمة التعليمية مقارنة برسالتها المعلنة.
- التحقق من مدى استيفاء المؤسسة التعليمية معايير الاعتماد التربوى.
- وضع التوصيات والخطوط العريضة اللازمة لتحسين الأداء وتطوير البرامج التعليمية وتحديثها.
- طرح الفرصة للمؤسسة التعليمية لتحسين أحوالها والعودة إليها خلال مدة محددة لتعرف مدى تقدمها.
- توفير نظام واضح لمساءلة المؤسسة التعليمية فى ضوء معايير محددة.
- استمرارية عملية التقويم وضمان الجودة بصفة دورية من أجل التطوير والتأكيد على تنفيذ الخطط المستهدفة لتحسين الأداء.
فريق المراجعة الخارجية :
تنتقى الهيئة القومية لضمان جودة التعليم والاعتماد أعضاء فرق المراجعة الخارجية بعناية فائقة؛ من أجل ضمان جودة عمليات المراجعة الخارجية، وصدق، وموضوعية النتائج التى تسفر عنها، وتستخدم معايير محددة فى تشكيل هذه الفرق، من أهمها:
الجوانب الشخصية :
الخبرة فى مجال المراجعة والتقويم
الخبرة فى مجال تكنولوجيا المعلومات والاتصال
وتتخير الهيئة أعضاء فريق المراجعة الخارجية فى ضوء المعايير المشار إليها، وبعد التأكد من استيفاء المراجع جميع معايير المراجع الجيد، يزاول أعماله الفعلية، ويمنح رخصة مزاولة المهنة لمدة زمنية محددة من قبل الهيئة ويتم تجديدها لمدة أخرى، أو إلغائها.
ويتكون كل فريق من فرق المراجعة الخارجية من ثلاثة إلى خمسة أعضاء ( طبقا لحجم المؤسسة الخاضعة للتقويم، ويفترض أن المؤسسة التى تتضمن ( ٢٠٠ طالبا، يتم تقويمها من قبل فريق لا يقل عن ثلاثة أعضاء وبصفة عامة فإنه يراعى فى تحديد عدد أعضاء فريق المراجعة الخارجية ما يلى:
- التوازن بين عدد أعضاء فريق المراجعة الخارجية وحجم المؤسسة.
- التنوع فى تخصصات أعضاء فريق المراجعة الخارجية، بحيث يتضمن المتخصصين فى المواد الدراسية والشئون الإدارية والطلابية معا.
- تضمين الفريق أحد الأعضاء المتخصصين فى تقويم ذوى الاحتياجات الخاصة إذا كان فى المؤسسة فصول لهم.
وتتخير الهيئة رئيسا لفريق المراجعة الخارجية على أن تتوافر فيه مواصفات القيادة الجيدة، التمكن من أداء المراجعة الخارجية وكتابة التقرير الخاص بها، فضلا عن القدرة على التواصل بفاعلية مع المؤسسة والهيئة وأعضاء الفريق.
ولتحقيق الأهداف المرجوة فى عمليات المراجعة الخارجية تنظم الهيئة القومية لضمان جودة التعليم والاعتماد برنامجا تدريبيا لأعضاء فرق المراجعة الخارجية، ويتضمن هذا البرنامج التدريبى جوانب عديدة من أهمها: طبيعة الاعتماد التربوى، وإجراءاته، ومبادئه وفنياته؛ وفنيات فحص ملف ا لمؤسسة التعليمية للتقدم للاعتماد؛ استخدام الأدوات المختلفة (تحليل الوثائق- الملاحظة - المقابلة) لجمع البيانات والمعلومات الكمية والكيفية؛ فحص الأدلة والشواهد المرتبطة بأداء المؤسسة؛ كتابة التقرير الخارجى للاعتماد.
مهام الفريق:
لكل عضو من أعضاء فريق المراجعة ورئيسة مهام محددة بدقة يقوم بها فى إطار مسئولياته، وفى سياق من التعاون بين أعضاء الفريق، وذلك بهدف تحقيق أهداف عملية المراجعة الخارجية ... ومن أهم مهام عضو فريق المراجعة:
- المشاركة فى فحص ملف المؤسسة التعليمية للتقدم للاعتماد.
- المشاركة فى إعداد خطة الزيارة الميدانية للمؤسسة.
- استخدام أدوات جمع الشواهد والأدلة المرتبطة بأداء المؤسسة.
- المشاركة فى تقويم مدى استيفاء المؤسسة التعليمية معايير الاعتماد.
ويستلزم القيام بهذه المهام على النحو المأمول المشاركة الفاعلة لعضو الفريق وتعاونه الصادق عبر عمل جماعى يظلل أداء الفريق مع الالتزام بالتواصل والشفافية مع رئيس الفريق، والاسترشاد بتوجيهاته، جنبا إلى جنب مع المحافظة التامة على سرية العمل.
ولرئيس الفريق دور محورى فى إدارة الفريق وتوجيه أعضاءه وهو بحكم موقعه يحمل مسئولية كبيرة تجاه كل من الهيئة والمؤسسة التعليمية موضع التقويم وتتمثل أبرز مهام رئيس فريق المراجعة الخارجية فى:
- التنسيق بين أعضاء فريق المراجعة الخارجية ، وتوزيع المهام والأدوار فيما بينهم.
- التنسيق لإعداد جدول زيارة الفريق للمؤسسة موضع المراجعة الخارجية.
- القيام بالزيارة التنسيقية للمؤسسة التعليمية للتمهيد لعمليات المراجعة الخارجية.
- التنسيق مع المعنيين بالأمر لتحديد أماكن الإعاشة والإقامة لفريق المراجعة الخارجية خلال مدة الزيارة.
- التأكد من تنفيذ أعضاء الفريق للخطة المتفق عليها للمراجعة الخارجية
- الاجتماع مع مدير المؤسسة بصورة منتظمة خلال أيام المراجعة الخارجية لاطلاعه على سير عملية المراجعة اليومية.
- الاجتماع بأعضاء الفريق فى نهاية كل يوم لتقويم الأداء، وكتابة تقرير عما تم مراجعته أولا بأول من قبل كل عضو من الأعضاء.
- تزويد المؤسسة بصورة عامة عن أبرز جوانب التميز والقصور فى الأداء، وسبل تحسينه.
- كتابة التقرير الخارجى للاعتماد وضمان صدقه وموضوعيته
- القيام بدور المتحدث الرسمى للفريق.
ويتطلب النجاح فى القيام بهذه المهام حسن اختيار رئيس الفريق، استنادا إلى المعايير المشار إليها سابقا، ومن أوضحها توفر مهارات القيادة والتواصل، والتمكن من مهارات المراجعة وفنياتها.
معايير المراجعة الخارجية :
لضمان نجاح دور المراجعة الخارجية فى اتخاذ قرار بشأن اعتماد المؤسسة التعليمية، يلتزم أعضاء فريق المراجعة فى أداء مهامهم بمجموعة من المعايير والضوابط المهنية والأخلاقية نشير منها إلى :
١ - التحقق من مدى كفاية الأدلة والشواهد المستخدمة فى اتخاذ القرار.
٢ - إعداد خطة جيدة ومرنة للمراجعة الخارجية وتحديد إجراءاتها بوضوح.
٣ - إجراء المراجعة الخارجية فى مواقف فعلية وعملية لتقليل الفاقد من المعلومات.
٤ - المحافظة على سرية كافة البيانات والمعلومات.
٥ - الحيادية وبناء الأحكام ترتيبا على بيانات صحيحة كاملة وشواهد واقعية
٦ - احترام شخصيات أفراد المؤسسة وطلابها والزملاء بغض النظر عن أية اعتبارات.
٧ - التعاون وتقديم المساعدة لأفراد المؤسسة ودعم ثقتهم بأنفسهم للنهوض بأدائها.
٨ - نشر نتائج المراجعة الخارجية للمعنيين بالأمر.

قبل الزيارة الميدانية للمؤسسة التعليمية
تستند الأهمية الكبيرة للزيارة االميدانية إلى طبيعتها، ودورها في توفير المعلومات المطلوبة في إتخاذ القرار، فهي عملية دقيقة تعتمد على الأدلة و الشواهد في تأسيس أحكام عن جودة المؤسسة التعليمية، و هناك العديد من
الإجراءات المطلوب القيام بها فى وقت الزيارة الميدانية المحدود والمخصص للإضطلاع بمهام المراجعة الخارجية، ومن هنا تأتي ضرورة الإعداد لهذه الزيارة،
الجزء الأول: التقييم الذاتى وإجراءات الاعتماد
وتتأكد أهميتها في توفير مدخلات نجاحها، ومن ثم نجاح عملية المراجعة الخارجية.
ويبدأ عمل فريق المراجعة الخارجية بتسلم مجموعة من الوثائق والأدوات والنماذج من الهيئة يرتبط استخدامها بعمل الفريق قبل الزيارة وأثناءها وبعدها وتتمثل تلك الوثائق والأدوات والنماذج فيما يلي:
- ملف الاعتماد الخاص بالمؤسسة موضع الزيارة.
- الأدوات والنماذج الخاصة بجمع الأدلة والشواهد وتوثيقها أثناء الزيارة الميدانية للمؤسسة التعليمية.
- نموذج التقرير الخارجي والذي يتم استيفائه في صورته النهائية بعد الزيارة الميدانية للمؤسسة.
ويقوم فريق المراجعة فى مرحلة الإعداد للزيارة الميدانية بمجموعة من المهام من المهام الأساسية هى:
١- فحص ملف الاعتماد الخاص بالمؤسسة:
يبدأ عمل فريق المراجعة بتسلمه ملف المؤسسة للتقدم للاعتماد، ويحتوى هذا الملف على:
- البيانات الأساسية للمؤسسة.
- رؤية المؤسسة ورسالتها.
- استمارة التقييم الذاتي.
- تقرير التقييم الذاتي.
- خطة تحسين المؤسسة.
- نظم التقويم وضبط الجودة داخل المؤسسة.
ويقوم فريق المراجعة بفحص ملف المؤسسة التعليمية المتقدمة للاعتماد بدقة فى ضوء معايير ضمان الجودة والاعتماد لتكوين فكرة شاملة وواضحة عن واقع المؤسسة، وتسهم نتائج هذا الفحص فى وضع خطة الزيارة الميدانية للمؤسسة وتوجيه فاعليتها وتحديد الجوانب التى ستكون موضع بحث ودراسة متعمقة أثناء الزيارة.
وبالجملة فإن عملية مراجعة ملف الاعتماد الخاص بالمؤسسة تسهم في اتخاذ قرارات مبدئية عن وضعها وهى خطوة مهمة في حد ذاتها، و هى كذلك خطوة تمهيدية لما يليها من عمليات توزيع الأدوار والمهام؛ و إعداد جدول الزيارة.
٢- إعداد خطة الزيارة الميدانية :
يجتمع أعضاء الفريق لوضع خطة عمل الفريق أثناء الزيارة الميدانية، و يتم في هذا الاجتماع توزيع مهام العمل ووضع جدول مقترح للزيارة، ويتفق رئيس الفريق مع بقية أعضاء الفريق على توزيع مهام العمل ومسئولياته فيما بينهم تيسيرا لانجازه فى إطار المحاسبية و يتحدد هذا التوزيع فى ضوء:
- التحقق من كافة المعلومات الواردة فى ملف التقدم للاعتماد الخاص بالمؤسسة.
- الاستفادة من الخبرات المختلفة لأعضاء الفريق بحيث يعهد إلى كل عضو القيام بالمهام الأقرب إلى تخصصه وخبراته .
ويتفق أعضاء الفريق على جدول مرن للزيارة الميدانية يأخذ فى الاعتبار ما تسفر عنه الزيارة التنسيقية التي يقوم بها قائد الفريق إلى المؤسسة من نتائج وكذا الانجازات الفعلية المحققة للفريق أثناء الزيارة الميدانية. فى هذا الصدد يراعى:
- تخصيص وقت محدد لاجتماع الفريق في بداية اليوم الأول للزيارة الميدانية وذلك لمراجعة خطة العمل والاستجابة لأية مستجدات.
- اجتماع الفريق أثناء الزيارة الميدانية في بداية كل يوم من أيام الزيارة وفى نهايته لمتابعة تنفيذ خطة العمل.
اجتماع أعضاء الفريق فى اليوم الأخير من الزيارة الميدانية وذلك بعد الانتهاء من مهام جدول الأعمال وقبل انتهاء اليوم الدراسي بوقت يسمح بمناقشة الصورة الأولية للتقرير الخارجي.
لقاء رئيس الفريق يوميا مع مدير المؤسسة التعليمية وذلك لتذليل الصعوبات، وحل المشكلات التي قد تعترض عمل الفريق.
ويلاحظ أن هناك أكثر من " سيناريو" لإعداد جدول الزيارة منها على سبيل المثال أن يقترح كل عضو من أعضاء الفريق جدو ً لا خاصًا بالمهام الموكلة إليه ثم يتم تنسيق تلك الجداول فى جدول عام للزيارة، ونقدم فيما يلي مقترح لجدول
الزيارة الميدانية للمؤسسة التعليمية خلال أيام ثلاثة لها .
الجزء الأول: التقييم الذاتى وإجراءات الاعتماد
جدول مقترح للزيارة الميدانية
اليوم الأول :
مقابلة الفريق لمدير المؤسسة؛ تعريف و ترحيب مختصر.
حضور طابور الصباح.
جولة سريعة في المؤسسة للتعرف على إمكانياتها.
لقاء مع مدير المؤسسة وممثلو وحدة الجودة لتعرف رؤية االمؤسسة ورسالتها، وعمليات التقييم الذاتي، وخطط التحسين فيها.
اجتماع مغلق لأعضاء الفريق لمراجعة خطة عمل اليوم الأول و التعامل مع ما يستجد.
ملاحظة الفصول والأنشطة الصفية واللاصفية ومقابلة ممثلي الطلبة (من الأفضل القيام بهذه المقابلات في وقت الفسحة).
متابعة ملاحظة الفصول والأنشطة الصفية واللاصفية.
فحص السجلات.
التعرف على الخدمات التي تقدمها المؤسسة.
مقابلة المعنيين بالأمر (أولياء أمور– أعضاء مجلس الأمناء والمجتمع المحلي).
اجتماع مغلق لأعضاء الفريق لمراجعة إنجازات اليوم الأول وتعديل خطة عمل اليوم الثاني عند الضرورة.
اجتماع قائد الفريق مع مدير المؤسسة.
اليوم الثاني :
حضور طابور الصباح.
اجتماع مغلق لأعضاء الفريق لمراجعة خطة عمل اليوم الثاني و التعامل مع ما يستجد.
ملاحظة الفصول والأنشطة الصفية واللاصفية .
عقد المقابلات الفردية و اللقاءات الجماعية (مدرسين؛ أولياء أمور؛ مجلس أمناء).
متابعة فحص السجلات.
التعرف على الخدمات التي تقدمها المؤسسة.
اجتماع مغلق لأعضاء الفريق لمراجعة إنجازات اليوم الثانى وتعديل خطة عمل اليوم الثالث عند الضرورة.
اجتماع قائد الفريق مع مدير المؤسسة.
اليوم الثالث :
حضور طابور الصباح.
اجتماع مغلق لأعضاء الفريق لمراجعة خطة عمل اليوم الثالث و التعامل مع ما يستجد.
عقد لقاء مع فريق الجودة بالمؤسسة.
اجتماع مغلق لأعضاء الفريق لمراجعة ما تم إنجازه ومناقشة التقرير الخارجي في صورته النهائية والعمل على استكمال أى عمل متصل بالانتهاء من التقرير.
• اجتماع مع مدير المؤسسة وفريق الجودة وممثلى المعنيين لتوفير التغذيةالراجعة حول التسهيلات إلى وفرتها المؤسسة لإدارة الزيارة وابرز جوانب التميز فى أدائها واهم التحديات التى تواجهها والمقترحات العامة للتحسين.
شكر المؤسسة والمغادرة.
٣- الزيارة التنسيقية للمؤسسة التعليمية :
يمكن النظر إلى الزيارة التنسيقية باعتبارها بطاقة تعارف أوليه بين المؤسسة التعليمية وفريق المراجعة الخارجية، ويقوم بهذه المهمة قائد الفريق إذ يتعين عليه الاتصال بمدير المؤسسة هاتفيا أو كتابة، وتحديد موعد لهذه الزيارة يسبق عملية المراجعة الخارجية الفعلية، ويفضل أن يتم هذا الاتصال قبل الزيارة التنسيقية
بيومين على الأقل– علما بان عملية المراجعة الخارجية تتم في غضون أسبوعين من هذه الزيارة.
وتهدف الزيارة التنسيقية للمؤسسة بشكل عام إلى:
- التأكيد على ترتيبات الزيارة الميدانية مثل إجراءات الزيارة، والجدول الزمني، والترتيبات اللوجستية، و أخرى.
- إفادة المؤسسة عن مدى كفاية المعلومات والوثائق التي تضمنتها الدراسة الذاتية، وطلب أية معلومات، أو وثائق إضافية.
- التأكيد على توفير الوثائق الداعمة (الأدلة والشواهد) أثناء الزيارة الميدانية.
الجزء الأول: التقييم الذاتى وإجراءات الاعتماد
وللزيارة التنسيقية أهمية خاصة بالنسبة للمؤسسة التعليمية من ناحية وفريق المراجعة الخارجية من ناحية أخرى، فقد يكون لدى المؤسسة التعليمية كثير من المخاوف حول عملية المراجعة الخارجية وكذلك قد يكون لديها بعض المفاهيم الخطأ عن كيفية الاستعداد لهذه الزيارة لذا يمكن أن تقلل الزيارة التنسيقية من حدة
هذه المخاوف، وتؤدى إلى بناء مناخ من الثقة والتعاون مع العاملين في المؤسسة التعليمية، وتوضح كذلك دور المراجعة الخارجية، وآلياتها، وكيف تعد المؤسسة نفسها لهذه الزيارة.
وهناك واجبات و مهام خاصة يجب أن يقوم بها قائد الفريق حتى تتحقق الفائدة المرجوة من الزيارة التنسيقية، ومن أهم تلك المهام:
- عقد مقابلات مع فريق الجودة وممثلو مجتمع المؤسسة، للتعريف بطبيعة عمل الفريق، وأهداف المراجعة الخارجية، والتأكيد على أن عملية المراجعة الخارجية هي عملية محددة الأهداف، تتم في فترة محدودة ولذا:
يصعب ملاحظة جميع الفصول ومقابلة كافة العاملين بالمؤسسة.
قد يولى الفريق عناية خاصة، ويبحث ويتعمق في مجالات/معايير أوضحت دراسة التقييم الذاتي للمؤسسة أن بها بعض التناقض.
قد يولى الفريق عناية خاصة لبعض المعايير التي يرى أن الأداءات المتعلقة بها تميز أداء المؤسسة، أوتسهم في وصولها إلى المستوى المنشود.
- التأكيد على أن مهمة فريق المراجعة تجمع بين التقييم وبين تقديم النصح والإرشاد وأن التعاون الصادق بين المؤسسة والفريق ييسر عمل الفريق ويساعد المؤسسة على الاستفادة من هذه الزيارة .
- طلب توفير بعض الإمكانات البشرية والمادية، والمعلومات والبيانات التي من شأنها تيسير عمل الفريق أثناء الزيارة الميدانية مثل:
تحديد احد أعضاء المؤسسة للقيام بدور المنسق لتيسير عمل فريق المراجعة داخل المؤسسة.
• ويراعى عند اختيار المؤسسة للمنسق أن يكون ممثلا جيدا لها وهذا يستدعى أن تتوافر لديه القدرة على التواصل الفعال وان يكون على وعى كامل بالعمليات والإجراءات التى استخدمتها المؤسسة فى دراسة التقييم الذاتى، فضلا عن إمكانية تفرغه لمصاحبة الفريق أثناء زيارته للمؤسسة دون تدخل – بالطبع - فى عمل فريق المراجعة الخارجية.
توفير الأدوات التى استعانت بها المؤسسة فى دراسة التقييم الذاتى، سواء
أكانت الأدوات المشار إليها فى دليل أدوات جمع البيانات الذى أصدرته الهيئة
أم أيه أدوات أخرى.
تقديم معلومات عن الأنشطة والاحتفالات والمناسبات غير المعتادة مثل إقامة يوم رياضي بالمؤسسة؛ مسابقة أوائل الطلبة.
تجهيز حجرة خاصة للفريق أثناء الزيارة الميدانية لاستخدامها أثناء اجتماعات أعضاء الفريق أو فحص الوثائق.
تحديد الإمكانات والمواد التى يمكن للفريق استخدامها بالمؤسسة أثناء الزيارة.
توفير خريطة للمؤسسة، وجدول الحصص وخطة الإشراف والأنشطة الخاصة بالمؤسسة، وقائمة ببيانات وأسماء العاملين بالمؤسسة، وبياناتهم تشمل وظائفهم وأدوارهم وتعين هذه القائمة الفريق في تحديد الأفراد المستهدفين بالمقابلات الشخصية.
تجميع الوثائق التى تمثل الأدلة و الشواهد الخاصة بكل مجال من مجالات المعايير بشكل منظم فى الحجرة المخصصة لفريق المراجعة أو توفير قائمة بأماكن توافرها.
التأكيد على وجود عينة من المعنيين بالأمر من خارج المؤسسة (أولياء الأمور، أعضاء مجلس الأمناء، أعضاء المجتمع المحلى،....) لإجراء مقابلات معهم ويفضل أن يكون ذلك في اليوم الأول للزيارة الميدانية.
- مناقشة جدول الزيارة الميدانية وتنسيق جدول مبدئي للمقابلات الشخصية لكل من العاملين بالمؤسسة والطلبة والمعنيين بالأمر، واقتراح موعد اللقاء اليومي مع مدير المؤسسة لمناقشة أي صعوبات تواجه الفريق أثناء الزيارة؛ وكذا أي صعوبات قد يسببها الفريق للمؤسسة.
أن تحليل المهام السابقة يؤكد أن النجاح فى أدائها ليس منوطا برئيس فريق المراجعة فقط وإنما يرجع وبنفس الدرجة إلى تعاون مدير المؤسسة وأعضائها ذوى العلاقة بتلك المهام، وهو بطبيعة الحال مقبول ومتوقع . ولم لا إذا كانت المؤسسة هى المستهدفة بالزيارة التنسيقية وبعملية الاعتماد فى مجملها.
الجزء الأول: التقييم الذاتى وإجراءات الاعتماد
الزيارة الميدانية للمؤسسة
تتيح الزيارة الميدانية فرصة جيدة للتواصل بين الهيئة القومية لضمان جودة التعليم والاعتماد والمؤسسات التعليمية الراغبة فى الحصول على الاعتماد، وهو تواصل مطلوب باعتبار أن تقويم المؤسسة، وتحديد مستوى أداءها، وموقعها من الاعتماد ليس الهدف الوحيد للزيارة، وإنما مضاف إليه تشخيص أداء المؤسسة، وتعرف جوانب التميز، وجوانب الضعف فيه، وطرح توجيهات لتحسينه فى إطار التطوير المستمر للأداء المؤسسى، وضمان جودته.
وهكذا يمكن أن تتسع أهداف الزيارة الميدانية لتتعدى النظر إليها بحسبانها وسيلة لجمع بيانات ومعلومات حقيقية عن واقع أداء المؤسسة فى مجالاته المختلفة تسهم فى ترشيد عملية اتخاذ قرار أو حكم بشأن اعتماد المؤسسة_ فتصبح أداة تعارف ومعبر لبناء الثقة، ومناسبة لتعرف الذات المهنية والمؤسسية، وفرصة لدعم ثقافة الجودة والاعتماد لصدق النوايا.
إجراءات الزيارة الميدانية :
إذا كان جمع الشواهد والأدلة يمثل المهمة الرئيسية لفريق المراجعة، فإن أداء هذه المهمة يرتبط بمهام أخرى يوضحها الجدول المقترح للزيارة، وتتلخص هذه المهام فى:
- بناء علاقة مهنية وإنسانية جيدة مع أفراد المؤسسة تدعم عمل الفريق وذلك من خلال التنسيق بين رئيس الفريق ومدير المؤسسة من اجل:
قيام الفريق فى اليوم الأول للزيارة بجولة داخل المؤسسة للتعرف عليها.
عقد اجتماع قصير، وفى وقت مناسب فى اليوم الأول للزيارة، يجمع أعضاء فريق المراجعة والعاملين فى المؤسسة- ومن بينهم أعضاء وحدة الجودة-
للتعريف بالفريق وطبيعة عمله، وتوفير إجابات عن الاستفسارات المتعلقة بالزيارة وما يترتب عليها.
عقد اجتماع آخر يجمع أعضاء الفريق والعاملين فى المؤسسة فى ختام الزيارة، حيث يؤكد الفريق فى هذا الاجتماع تقدير المؤسسة وتعاونها فى انجاز عملية المراجعة.
- متابعة سير عمليات المراجعة والتقويم، والعمل على تذليل ما قد يواجهها من صعوبات وذلك من خلال:
عقد اجتماع يومى بين رئيس الفريق ومدير المؤسسة.
عقد اجتماع يومى للفريق لمراجعة خطة عمل اليوم، واجتماع آخر فى نهايته لمراجعة انجازات الفريق.
- توثيق عمل الفريق بتسجيل كافة الفعاليات والأحداث و الملحوظات فى مواقعها فى أدوات جمع البيانات وفى وثائق خاصة عند الحاجة.
ويتضح من تحليل هذه المهام أنها ثنائية البعد بمعنى أن أداءها بنجاح يتطلب التعاون بين رئيس فريق المراجعة وأعضاء هذا الفريق من جهة ومدير المؤسسة وأعضائها من جهة أخرى.
ويستعين فريق المراجعة الخارجية بمجموعة من الأدوات لجمع بيانات حقيقية، تعكس شواهد وأدلة تتعلق بأداءات المؤسسة من منظور مؤشرات ومعايير الجودة لمؤسسات التعليم قبل الجامعى.
وتتضمن هذه الأدوات أدلة تحليل الوثائق، واستمارات الملاحظة، واستمارات المقابلة الفردية والجماعية، وقائمة تقييم الممارسات والمؤشرات.
التقرير الخارجي للاعتماد
التقرير الخارجي هو الوثيقة التي يتم من خلالها الحكم على أداء المؤسسة التعليمية استنادًا إلى مدى استيفائها معايير الجودة، ويتأسس على هذا الحكم التوصية بمنح أو عدم منح الاعتماد للمؤسسة، والتقرير كذلك هو الأداة التي من خلالها يمكن تقديم النصح والتوجيه للمؤسسة لمساعدتها على تحسين أدائها واستيفائها حد أعلى من معايير الجودة.
- ويراعى إعداد التقرير تأسيس الأحكام التي يصدرها الفريق عن أداء المؤسسة، على أدلة وشواهد تم التحقق من صحتها وتوثيقها ويمكن الرجوع إليها وليس على انطباعات أو رؤى شخصية، ويجب الإشارة إلى الأدلة
والشواهد التي استند إليها الفريق خاصة في حالة إصدار أحكام مخالفة لما أصدرته المؤسسة عن نفسها.
- وينظر إلى إعداد التقرير كعمل جماعي حيث انه يتم الاتفاق على مضمونة من خلال المناقشات اليومية أثناء الزيارة الميدانية وما يعقبها من لقاء أعضاء الفريق للانتهاء من كتابة التقرير.
- صمم التقرير بحيث يقدم تقييما كميا وكيفيا شاملا عن مستوى أداء المؤسسة،
يكون التقييم الكمي في صورة درجات ونسب أما التقييم الكيفي فيقدم شرحا و تفسيرا لهذه الدرجات، ويبرز جوانب التميز (الإيجابيات) والقصور (التحديات) في أداء المؤسسة، فضلا عن تقديم توجيهات و مقترحات للتحسين (أوجه تحسين).
ويقع التقرير فى جزأين رئيسيين يقدم الأول منهما تقييما وتوجيها تفصيليا لأداء المؤسسة فى ضوء معايير ضمان الجودة والاعتماد. أما الجزء الثانى فيقدم ملخصا للتقييم وكذلك التوصية بمنح او عدم منح الاعتماد.
وقد بنى الجزء الأول من التقرير ترتيبا على محتوى المؤسسة للتقدم للاعتماد ومن ثم يشتمل هذا الجزء على تعليق فريق المراجعة وتقييمه كلا من :
البيانات الأساسية للمؤسسة؛ والرؤية والرسالة؛ ودراسة التقييم الذات ى ؛ وخطة التحسين ونتائجها.
ونظرا لحساسية وأهمية التقرير الخارجى للاعتماد فأنه يكتب بحرفية عالية، وموضوعية شديدة، ودقة متناهية، وينعكس ذلك على محتوى التقرير، إذ يحتوى كل التفاصيل المهمة عن المؤسسة وتتأسس كافة الأحكام فيه على الأدلة والشواهد الكافية والموضوعية، هذا ويخضع هيكل التقرير فى مرحلته الأولى إلى تدقيق ومراجعة من قبل المؤسسة المعنية حيث يرسل إليها للتعليق عليه وإبداء رأيها فى دقة محتواه قبل وضعه فى صورته النهائية.